Por qué este calendario importa
- Evita recargos, reduce estrés, ayuda al flujo de caja.
- Alinea contabilidad, nómina e impuestos en una rutina predecible.
Si tienes un negocio o trabajas por tu cuenta, cada año hay algunas fechas clave que se repiten:
- En enero se cierra el año anterior
- En abril, julio y octubre se reporta la nómina del trimestre.
- En abril, junio, septiembre y enero se pagan impuestos estimados (si aplica).
Cumplir con estas fechas te ayuda a evitar multas y a tener tus impuestos, nómina y reportes siempre al día.
Vocabulario rápido para orientarte:
- Pagos estimados (federales): adelantos trimestrales del impuesto sobre la renta.
- Declaraciones informativas: W-2 (empleados) y 1099-NEC (proveedores/contratistas).
- Reporte federal de nómina: Formulario 941 (trimestral) o 944 (anual, si aplica).
- Oregón – OQ trimestral: Combined Payroll Tax Report (retenciones estatales, impuestos de desempleo, etc.).
- Impuesto CAT (Corporate Activity Tax) de Oregón: aplica a negocios con actividad comercial sobre ciertos umbrales (registro y pagos estimados si corresponde).
Checklist mes a mes
Enero
- Emite W-2 y 1099-NEC a más tardar el 31 de enero (envío SSA/IRS y Oregón por iWire).
- Presenta 941 (Q4), OQ (Q4), y reportes relacionados antes del 31 de enero.
- Si corresponde, Form 940 (FUTA) anual.
- Revisa calendario de pagos estimados para el año.
Febrero – Marzo
- Cierra contabilidad del año anterior; prepara documentos para declaraciones.
- Verifica tu estatus frente al CAT: ¿superaste umbrales? ¿necesitas registro o estimados?
- Organiza documentación para deducciones y créditos.
Abril
- 15 de abril: pago estimado federal Q1 y vencimiento típico de declaración federal individual (si no se solicita extensión).
- 30 de abril: 941 (Q1) y OQ (Q1).
- Pagos/estimados CAT (si aplica): 30 de abril.
Mayo – Junio
- 15 de junio: pago estimado federal Q2.
- Auditoría interna de nómina (clasificación empleado vs contratista, overtime, retenciones).
- Revisar CAT y proyecciones de ingresos.
Julio
- 31 de julio: 941 (Q2) y OQ (Q2).
- Estimados CAT (si aplica): 31 de julio.
Agosto – Septiembre
- 15 de septiembre: pago estimado federal Q3.
- Revisión semestral de libros, inventario, depreciaciones y control de gastos.
Octubre
- 31 de octubre: 941 (Q3) y OQ (Q3).
- Estimados CAT (si aplica): 31 de octubre.
- Inicio de preparación para W-2/1099 (verificación de direcciones, TIN/ITIN/SSN).
Noviembre – Diciembre
- Cierre preliminar de año, conciliaciones, inventario, conteo físico (si aplica).
- Verifica bonos, pagos especiales y correcto cálculo de retenciones.
- Planeación fiscal de última hora (gastos necesarios, depreciaciones, etc.).
Buenas prácticas para evitar sanciones
- Separar cuentas personales y del negocio.
- Conciliar bancos mensual o quincenalmente.
- Control documental: contratos, facturas, recibos, nóminas, reportes.
- Validar el estatus de trabajadores (empleado vs contratista) y formularios W-4/W-9 actualizados.
- Revisar transit taxes y CAT si te aplica por ubicación/ingresos.
- Anticiparse a enero: preparar W-2/1099 desde noviembre.
- Calendario compartido con recordatorios (equipo y asesor).
Un calendario disciplinado reduce el margen de error, evita recargos y refuerza la salud financiera de tu negocio. Integrar la contabilidad con nómina e impuestos y mantener comunicación clara con tu asesor es la mejor estrategia para llegar a cada fecha tranquilo y en regla.